O que é e como implantar a Gestão de Documentos na empresa?

A gestão de documentos adquiriu um papel de destaque nas operações empresariais. Trata-se do processo de gerenciamento, organização e armazenamento de informações de maneira eficiente e segura. Com a crescente produção de dados, a necessidade de um sistema robusto de gestão documental tornou-se uma exigência crítica para qualquer empresa que deseja ter sucesso em seu setor.

A gestão de documentos vai muito além do simples armazenamento de arquivos. Ela engloba a organização de documentos de maneira sistemática, permitindo fácil acesso e recuperação de informações quando necessário. Além disso, uma gestão eficaz de documentos inclui práticas de segurança rigorosas para proteger dados sensíveis e confidenciais.

Com o advento de regulamentações de proteção de dados como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil, a administração de documentos adquire ainda mais importância. Empresas devem garantir que estão em conformidade com essas leis, implementando práticas de gestão de documentos que protejam adequadamente os dados pessoais. Assim, a gestão de documentos é mais do que uma necessidade operacional - é uma responsabilidade legal e ética.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um termo que engloba uma série de práticas destinadas ao gerenciamento eficaz de documentos dentro de uma empresa. O objetivo principal é garantir que as informações possam ser acessadas de maneira eficiente, ao mesmo tempo que mantém a segurança e a integridade dos dados.

Em uma abordagem mais detalhada, a gestão documental envolve o uso de sistemas e processos para controlar a maneira como os documentos são criados, revisados, aprovados e, finalmente, armazenados ou descartados.

Em um contexto mais amplo, ela permite que as empresas mantenham o controle sobre suas informações, o que é especialmente importante em um mundo onde a quantidade de dados produzidos está em constante crescimento.

Com uma gestão de documentos eficiente, as empresas são capazes de tomar decisões informadas com base em dados precisos e atualizados, além de garantir a conformidade com regulamentos e leis de proteção de dados.

Importância da gestão de documentos para empresas

No cenário competitivo e orientado por dados de hoje, a gestão eficaz de documentos pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa.

Ao organizar, armazenar e garantir o fácil acesso a documentos importantes, as empresas podem aumentar significativamente sua eficiência operacional e capacidade de tomar decisões estratégicas informadas.

A administração de documentos é essencial para a conformidade legal e a proteção de dados. No Brasil, por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe requisitos rigorosos para o tratamento de dados pessoais. Empresas que não gerenciam adequadamente seus documentos podem se encontrar em violação desta lei, resultando em pesadas multas e danos à sua reputação.

Além disso, uma gestão documental eficaz também pode aumentar a segurança das informações. Ao armazenar documentos de maneira segura e controlar rigorosamente o acesso a eles, as empresas podem reduzir o risco de vazamentos de dados e proteger informações confidenciais de serem acessadas por pessoas não autorizadas.

Por último, a gestão de documentos pode proporcionar uma melhor experiência ao cliente. Quando as empresas têm fácil acesso a informações sobre seus clientes, elas podem fornecer um serviço mais personalizado e eficiente. Seja melhorando a capacidade de resposta ao cliente, permitindo uma entrega de serviços mais rápida ou simplesmente melhorando a comunicação geral, a gestão eficaz de documentos é fundamental para o sucesso de qualquer empresa moderna.

O que é LGPD?

A LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados, é um marco legal que regula o tratamento de dados pessoais no Brasil, e ela tem um impacto significativo na gestão de documentos nas empresas.

Esta lei exige que as organizações implementem medidas de segurança para proteger os dados pessoais, o que implica na necessidade de um gerenciamento eficaz dos documentos que contêm tais informações.

Portanto, a gestão documental tornou-se ainda mais crucial, visto que as empresas precisam garantir que os documentos pessoais estejam devidamente protegidos e sejam tratados de acordo com a LGPD.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) desempenha um papel fundamental neste contexto. Com a GED, as empresas podem melhorar a segurança dos dados, uma vez que os documentos digitais são mais fáceis de controlar e proteger do que os documentos físicos. Além disso, a GED permite o rastreamento do acesso aos documentos, o que é essencial para a conformidade com a LGPD.

Assim, a administração de documentos, com o auxílio da GED, é uma componente essencial para qualquer organização que deseje cumprir as exigências da LGPD.

O que é GED?

A GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é um sistema que permite às empresas gerenciar seus documentos de forma digital. Isso envolve a conversão de documentos físicos para o formato digital, bem como facilitar o acesso aos dados e gerenciamento desses documentos eletrônicos de maneira eficiente.

A GED abrange várias funções, incluindo a digitalização de documentos, o armazenamento eletrônico de dados, a indexação para facilitar a recuperação de dados e o controle de versões para gerenciar diferentes versões de um documento. Além disso, a GED também pode incluir funções de fluxo de trabalho, que permitem a automatização de processos relacionados a documentos, como aprovações e revisões.

Para facilitar a implementação da GED, existem diversos softwares de gestão de documentos disponíveis no mercado. Esses softwares oferecem uma variedade de ferramentas que ajudam as empresas a gerenciar seus documentos de maneira eficiente.

Isso inclui recursos para digitalização de documentos, armazenamento em nuvem, recuperação de documentos, controle de versões e muito mais. Assim, o uso de um software de gestão de documentos pode ser uma peça chave para melhorar a eficiência e a segurança na gestão documental de uma empresa.

Softwares de gestão de documentos

Os softwares de administração de documentos são ferramentas que permitem às empresas gerenciar de maneira eficiente a criação, o armazenamento, a organização e a recuperação de documentos. Esses sistemas ajudam a automatizar processos manuais e melhoram a segurança dos dados.

Esses softwares vêm com uma variedade de funcionalidades. Isso inclui a digitalização de documentos, a criação de um sistema de indexação para facilitar a recuperação de documentos, o controle de versões para gerenciar várias versões de um documento e o fluxo de trabalho para automatizar processos de documentos. Além disso, alguns desses softwares também podem oferecer recursos de colaboração, permitindo que várias pessoas trabalhem em um documento simultaneamente.

No entanto, a escolha do software é apenas uma parte do quebra-cabeça. Para garantir a segurança e a acessibilidade dos documentos, é crucial armazená-los em um sistema de armazenamento seguro e confiável, como um Storage NAS (Network Attached Storage).

O Storage NAS é um dispositivo de armazenamento dedicado que permite o armazenamento e o acesso seguro a documentos e arquivos. Ele oferece altos níveis de desempenho e segurança, garantindo que os documentos estejam protegidos contra perda de dados e acessíveis quando necessário.

Portanto, a combinação de um software de gestão de documentos robusto e um sistema de armazenamento seguro, como o Storage NAS, é fundamental para uma gestão eficaz de documentos.

→ Confira nosso artigo sobre Como escolher o storage NAS ideal?

Benefícios de utilizar storage NAS para gestão de documentos

Utilizar um sistema de armazenamento de dados como o Storage NAS para guardar documentos traz uma série de benefícios. Ele fornece um alto nível de segurança. Além disso, ele permite o controle de acesso, garantindo que apenas indivíduos autorizados possam acessar certos documentos.

Ao invés de procurar um documento físico em um arquivo ou pasta, os usuários podem simplesmente digitar palavras-chave em uma interface de pesquisa. Isso torna a recuperação de documentos um processo rápido e eficiente. Além disso, como os documentos estão armazenados digitalmente, eles podem ser organizados de maneira sistemática, facilitando o gerenciamento de documentos.

Um dos fabricantes líderes de soluções NAS é a QNAP, que oferece uma variedade de funções projetadas para a gestão de documentos. Por exemplo, o QNAP NAS suporta uma ampla gama de aplicativos de produtividade e colaboração, permitindo aos usuários criar, editar e compartilhar documentos diretamente no NAS. Além disso, com a criptografia de disco as empresas podem garantir que seus documentos estejam protegidos contra acesso não autorizado.

Vale a pena destacar um aplicativo presente no NAS Qnap que é particularmente útil para a administração de documentos: o Qfiling. Este aplicativo revoluciona a organização de documentos, oferecendo um sistema automatizado de arquivamento de dados que economiza tempo e esforço.

O Qfiling permite aos usuários criar "regras de arquivo" personalizadas. Estas podem incluir critérios de classificação com base no tipo de arquivo, no tamanho, na data de modificação, entre outros. Uma vez definidas as regras, o Qfiling automaticamente classifica e organiza os documentos de acordo com as especificações do usuário.

Portanto, utilizar uma solução como o QNAP NAS para armazenar documentos pode trazer uma série de benefícios para a gestão de documentos de uma empresa.

Seus arquivos organizados e seguros

A gestão eficiente de documentos é um elemento crucial para o sucesso de qualquer negócio moderno. Com o advento da digitalização e da crescente importância dos dados, tornou-se imperativo que as empresas tenham um sistema eficaz de gestão de documentos.

Este sistema não só facilita a recuperação e a organização de documentos, mas também é fundamental para garantir a segurança dos dados, a conformidade com a legislação e a eficiência operacional.

A utilização de um sistema de armazenamento robusto e confiável, como o NAS, não só protege os documentos contra perdas e danos, mas também facilita a recuperação e a organização dos dados.

Além disso, soluções como a QNAP, com seu aplicativo Qfiling, permitem que as empresas automatizem e otimizem seus processos de gestão de documentos, economizando tempo e recursos valiosos.

No entanto, a escolha do sistema de armazenamento certo é uma decisão importante que pode ter um impacto significativo na eficiência de sua administração de documentos.

A Data Storage oferece uma gama de soluções de armazenamento de alta qualidade e nossos especialistas podem ajudá-lo a escolher e implementar o sistema que melhor se adapta às suas necessidades.

Portanto, se você está procurando otimizar sua gestão de documentos, entre em contato agora com a Data Storage.